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Excelの作業が苦痛に感じたときにおすすめの方法

仕事でExcelを使っている方は多いと思います。

手軽にデータを扱うときは非常に便利ですよね。

ただ、繰り返し編集作業を繰り返すときは少々(かなり?)うんざりします。

特にデータが多いと延々と数十分~数時間も同じ作業を繰り返すことも。。

そのうち幽体離脱して自分の姿を客観的に眺めてしまい、「こいつ何やってんだろ」なんて思い始めてしまいます。

 

そこで役立つのがExcel VBAです。

Excel VBAとは、コンピュータープログラミング言語の一種です。

多分、スマホやタブレット用のモバイル版ではないExcelであれば、標準で使えると思います。

データの取り込み・加工・集計・出力などの処理をコンピューターにさせることができます。

 

コンピューターがやるということは、人間は何もしなくて良いということです。

元になるデータさえあれば、それをプログラムした通りに処理してくれます。

 

例えばプロジェクトチームの作業状況の把握。

各チームメンバーが一日のうちどれだけの時間を何の業務に使用したかを決まったフォーマットに記録していれば、それを集計することでチーム全体の状況を容易に把握できます。以下のような流れになります。

  1. チームメンバーは決まったフォーマットのExcelで日報または週報を作り、それを特定のフォルダに格納します。
  2. 集計用Excelを起動し、VBAプログラムを実行します。
  3. VBAプログラムは1のフォルダにあるExcelファイルを順次開いて内容を読み出し、集計します。
集計したデータはExcelの機能を使ってグラフ表示し、一目で分かるようにします。
今ならTracなどを使ってプロジェクト管理をするのでしょうが、会社によってはセキュリティ的な理由で勝手にサーバーを立ち上げることを許可しない場合もあるので、意味はあるかなと思っています。
 

VBAの元になったVisual Basicを知らなくても、C言語Javaなどのプログラミング経験のある方であれば、Excel VBAの習得は容易です。

私はVisual Basicを知らなかったのでVBAに抵抗があり、使い始めたのは数年前ですが、もっと早く活用すれば良かったと後悔しています。

無心にセルの編集を繰り返すよりも、プログラミングする方が100万倍楽しいですしね。

 

Excel VBAは、Excelにデータ入出力のユーザーインタフェース部分をお任せできるので、プログラムはほぼデータ処理の部分だけを考えれば良く、生産性が高いです。

私の場合、Excelの知識があまりないので、たくさんあるExcelの関数から必要なものを選び出し、それらを駆使して処理を行うより、VBAでプログラムを書いた方が早いです。

 

近年、Excel VBAで自動化という話が以前よりも多くなってきたように思いますが、本当に効果あります。おすすめです。

以下は私が参考にした本です。全くVBAの知識がない人向けに、一から分かりやすく説明してくれているのですごく役に立ちました。

上の例で記載した複数のExcelファイルを順次開く方法なども掲載されています。

 

今すぐ使えるかんたんmini Excelマクロ&VBA 基本&便利技[Excel 2016/2013/2010/2007対応版]

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